Bursa Uludağ Üniversitesi’nin (BUÜ) kurulduğu ilk günden itibaren 15 yılı dolduran bütün senato, yönetim kurulu, fakülte kurulu, akademik genel kurul ve benzeri kararları taranarak dijital ortama yüklendi.

Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’ndan bütün üniversitelere gönderilen yazıyla “arşiv belgesi” vasfını haiz senato, yönetim kurulu, fakülte kurulu, akademik genel kurul vb. kurullara ait kararlardan 15 yıllık süresini tamamlayanların devredilmesi talep edildi. Delil vasfı olan bu kararlar, Bursa Uludağ Üniversitesi’nin kuruluşundan bugüne kadar gerçekleştirdiği bütün faaliyetleri içeriyor ve aynı zamanda üniversitenin kurumsal hâfızasını teşkil ediyor.

BUÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nın teklifi ile kararlar Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderilmeden önce tek tek taranıp elektronik bir arşiv oluşturuldu. Rektör Prof. Dr. Ahmet Saim Kılavuz’un büyük önem verdiği proje ile kurumsal hafıza, delilleri koruma süreci başlatılmış oldu. Daire Başkanlığı, BUÜ’de 1975-2005 yılları arasında alınan senato, yönetim kurulu, fakülte kurulu, akademik genel kurul kararlarını ilgili birimlerden yazıyla talep etti. Kasım ayında Rektörlüğün desteğiyle bir tarama cihazı alınarak yaklaşık 100 bin sayfalık veri tarandı ve elde edilen tüm görüntüler bir bellek hafızasına yüklendi. Daire Başkanlığı, taranan sayfaları tarih ve oturum sayısına göre standartlara uygun olarak kodladı.